2016版Office软件套装使用技巧，关键实用内容大揭秘

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关于2016版Office软件套装的使用技巧和实用干货知识，对于很多还在使用这个版本的办公人群来说，其实是有不少实际需求和想要了解的地方的。2016版Office，它包含了像Word、Excel、PowerPoint这些咱们日常办公经常要用，甚至是天天离不开的主流组件，虽然现在有更新的版本出来了，但2016版凭借着它相对稳定的性能、不算太高的电脑配置要求，还有大家已经用惯性和习惯了的操作界面，至今仍然在很多公司和个人电脑里占据着一席之地，对

下面就给大家分模块拆解一下里面一些关键又实用的内容 🔍：

1. 🌈 Word文档 Editing 实用技巧集合：

批注与修订功—能：这个功能在职场协作修改文档的时候你知道有多好用吗！就是你用它可以清晰地看到别人改了哪里，还能自己添加想法备注，谁改的、改了什么，一目了然，避免了很多沟通上的麻烦和说不清的误会！

样式刷效率提升：如果你发现自己经常要重复设置文本的格式，比如标题、正文的字体大小颜色，那就赶紧用样式刷！点击一下格式刷图标，再刷一下要改的文本，呼呼~格式瞬间就统一了，能节省不少时间

导航窗格快速定位：长篇大论的文档找内容是不是很费劲？打开导航窗格试试！在“视图”选项卡里把“导航窗格”勾上，文档的结构大纲立马出现，点击标题就能跳转到相应位置，嗖嗖快！

2. 📊 Excel数据处理与分析那些事：

快速求和与自动填充奥秘：选中需要求和的单元格下方或者右侧单元格，按下Alt+=（等号），“唰”一下结果就出来了，这比你手动输入公式快多了；还有那个小方块填充柄，下拉可以填充序号、日期，甚至是有规律的公式结果，超方便。

条件格式显眼提醒：想让表格里某些特殊数据，比如销量超过1000的数据、考试不及格的分数，一下子就跳出来被你的眼睛抓住吗？用条件格式！根据你设定的规则，自动给它们上色、标图标、加数据条，数据一目了然。

数据透视表强大分析能力：虽然稍微有点复杂，不像求和那么简单上手，但它真的很强！把一堆杂乱无章的数据丢进去，通过拖拽字段，就能快速汇总出各种报表，分析数据 patterns 和 trends，厉害

3. 🎨 PowerPoint演示文稿制作小窍门：

母版统一幻灯片风格：如果你要制作一个章节很多、幻灯片数量不少的 presentation，就先搞定母版！在母版里设置好 logo、标题样式、背景、字体，然后关闭母版视图，这样你 Insert 新幻灯片的时候，不用每张都调了，风格就能保持一致，好看又专业。

演讲者备注备忘：演讲的时候紧张忘词怎么办？在“视图”里找到“备注页”，把要说的关键内容写在那里，连接上投影仪或者 use 扩展显示，观众看不到，只有你自己能看到，就像提词器一样。

嵌入文件防缺失：假如你的 PPT 里插入了 Excel 表格或者 is linked to 其他文件，最好用“插入”而不是“链接”，或者在保存的时候一起打包那些链接文件，带到别的电脑上播放才不会出现“无法找到文件”的尴尬情况

QA 环节补充一些细节吧 ❓：

问：2016版Office和现在的365比起来，它的优势是…是啥？是不是前者更稳定

答：也不能完全说前者就一定更稳定，但2016版它是一次购买，安装到电脑上就能长期使用的那种授权方式，不像365是订阅制，每个月或每年都得交钱；而且，如果你的电脑配置不是特别 new、特别高，2016版运行起来可能还更流畅一些，对系统资源的 demand 没那么大

问：这个版本，它支持打开那些新版本保存的文件格式呃…吗，会不会出现乱码或者打不开的惨状？

答：一般情况下是可以的！2016版 Office 是支持打开像.docx， .xlsx， .pptx 这些主流的新格式文件的，微软在兼容性方面做得还算 ok。不过，如果某些文件用了特别新式、特别 advanced，可能还是 Office 365 专有、而且是最新增的功能，那打开以后可能会丢失一些效果，或者需要安装一个格式兼容包

4. 💾 2016版Office激活与更新注意点概述：

激活正规渠道：确保你的Office是…是通过官方或者正规授权的渠道获得的激活密钥并正确激活的，这样才能用到完整功能，也没啥安全风险担心。

更新设置看情况：虽然保持更新能修复一些已知 bug和漏洞，体验说不定也能小小提升一下。但有时候更新了反而可能出现某些奇怪的小问题，所以如果你用得好好的，也可以选择“仅下载更新但让我选择是否安装”，或者问问IT部门的意见。

5. ⌨️ 通用操作快捷键大盘点来了！：

Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+X：这三个复制、粘贴、剪切组合键不用我多说了，所有 Office 组件都能用，电脑操作基本必备，手指头是不是已经形成条件反射了？Ctrl+Z撤销上一步操作，操作失误了赶紧按它。

Ctrl+S：这个一定要牢记在心，血的教训，写文档、做表格、做PPT，时不时就按一下保存，防止电脑突然死机断电，辛辛苦苦做的东西一下子就没了，那可就欲哭无泪晚

在文字选中方面也有方便的…嗯…方法：双击 words 单词可以快速选单个词，三击段落能选区整段，Ctrl点击图片或图形之类的能精准选中单个对象。

个人观点是，2016版office虽然年岁不算特别新，比不上现在最新的 Office 软件功能那么五花八门、花里胡哨层出不穷，但对于满足咱们日常大部分的办公需求，比如写写报告、做做数据分析、准备个会议演讲PPT，它的功用和效率还是相当足够，只要把这些实用功能和技巧好好琢磨明白并且用起来，绝对能让你的办公 productive 能力上个台阶，工作轻松一点，心情愉快一点。

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